Zó maak je scorende offertes!

Leestijd: 2,5 minuten

Een potentiële klant vraagt je een offerte uit te brengen. Fantastisch: een eerste stap naar een nieuwe opdracht. Maar het maken van zo’n offerte kost moeite en tijd. En dan heb ik het nog niet eens over geld. Reken bijvoorbeeld eens uit wat het maken van een offerte je kost. Noteer de tijd van iedereen die betrokken is bij de productie van die offerte. Bereken het gemiddelde uurloon. En tel daarbij alle materiaalkosten op, zoals papier, postzegels, enveloppen en drukwerk. Oef. Dat loopt flink in de cijfers. Daarom is het zo belangrijk om verstandig met tijd én geld om te gaan. Een paar praktische tips voor een efficiënte productie.

Tip 1. Luister goed

Je kunt volop redenen bedenken waarom de klant je offerte niet honoreert. Hij heeft onvoldoende budget. Da’s jammer. De offerte kan ook onleesbaar zijn, teveel jargon en te lange zinnen bevatten. Ah, daar is wat aan te doen. Zie tip 2. Of je hebt onvoldoende begrepen wat zijn wensen zijn. Dáár begint het immers mee. Je voert min of meer een gesprek. Dat betekent luisteren naar de klant en vragen stellen om achter zijn knelpunt te komen. Maar ook zijn latente behoefte ontdekken, concluderen wat de gevolgen daarvan zijn en met een passende oplossing komen. Vat dit alles kort en bondig samen.

Tip 2. Houd ’m vast

Ga eens bij jezelf na: wat doe je als een tekst lastig leest? Je haakt af. Een gemiste kans als de potentiële klant zo ook op jouw offerte reageert. Toch gebeurt het maar al te vaak. Bij veel organisaties werken diverse mensen aan één offerte. Ze schrijven ieder hun eigen tekstdeel, met elk hun eigen taalinzicht. Daardoor sluiten tekstblokken slecht op elkaar aan. Dat gebeurt ook als je (deels) met standaardteksten werkt. Houd de lezer vast; zorg dat je ‘m vloeiend door de tekst leidt. Schrijf daarom elke offerte geheel zelf. En als je toch naar standaardisatie streeft, leg de tekst ter check voor aan een tekstschrijver.

Tip 3. Gebruik spreektaal

Gooi taalkundige hoogstandjes en schrijftaal over de schutting. Hup, weg ermee. De offerte is geen literair werk. Spreektaal ligt gemakkelijker in het gehoor, leest veel beter, komt natuurlijker over en… is eigentijds. Goed nieuws dus. Want kun je goed spreken, dan kun je ook een goede offerte schrijven. Eigen taalgebruik geeft het document ook een persoonlijk tintje. Durf bovendien te verrassen. Kijk naar deze passage waarin je een voorstel doet om een personeelsfeest te organiseren in Safaripark Beekse Bergen.

Tip 4. Bied keuzes

Leer van de grote supermarkten. Die deden grondig onderzoek naar het gedrag van consumenten. Elke klant wil namelijk kiezen. Valt er niets te kiezen, dan shopt hij verder om te zien of het ergens voordeliger kan. Daarom bieden de groter retailers naast een A-merk ook een goedkoper huismerk aan. Zo hoef je elders niet meer verder te kijken. Doe dat ook in je offerte. Bied waar zinvol en mogelijk drie opties aan: een duurdere A-variant (uitgebreid), een gemiddeld geprijsde B-variant (minder bewerkelijk) en een voordeliger C-variant (basaal). Zorg dat de B-optie ongeveer is wat je wilt bereiken, want mensen kiezen doorgaans de middenweg.

Tip 5. Het oog wil ook wat

Stel, je ziet ergens een gedeukt product. Wat doe je: kopen? Dacht het niet. Het oog wil ook wat. Dat is bij je offerte niet anders. Zorg dat die er tiptop uitziet. Niet alleen tekstueel. Bedenk een onderscheidende manier om je offerte te presenteren. Alleen een bundeling van A4’tjes? Saai. Digitaal misschien? Mmmm. Voorzien van fraaie fotografie? Een optie, maar dan moeten de beelden wel functie hebben. Overweeg ook een eigentijdse vormgeving, passend bij het werkgebied van de ontvanger. Of bij dat van jou als afzender? Verras in elk geval!

Ruud Slagmolen helpt je met je scorende offerte. Lees de review van een klant

Met de Snelle Offerte Scan breng ik je valkuilen in beeld. Vraag meer informatie